Jak przygotować się do prezentacji - cz. 2

Jak przygotować się do prezentacji - cz. 2

W poprzednim wpisie napisałem co nieco o przygotowaniach do prezentacji. Chciałem podkreślić jak ważne w kontekście całego wystąpienia jest odpowiednie przygotowanie się od strony merytorycznej oraz jak ważne jest ustrukturyzowanie tego o czym chcesz mówić. W dzisiejszym odcinku przechodzę do tego z czym dla wielu z nas kojarzą się prezentacje – a więc do warstwy wizualnej i slajdów.

Dobry slajd, czyli jaki?

Trudno oceniać slajdy pod kątem indywidualnych gustów każdego z nas ale istnieje jedna porada która skutecznie podnosi jakość tego co tworzymy. Mówi ona o tym, że dobry slajd to taki, którego nie wstydzilibyśmy się wyciągnąć z dowolnego programu do składania prezentacji aby powiesić go na ścianie. Po prostu.

Taka perspektywa skutecznie utrudnia drobne niedoróbki. No bo wiecie – czasami każdy z nas pójdzie na skróty. Tutaj jakaś lista punktowana, tutaj ściana tekstu, tutaj ilustracja słabej jakości – no jakoś to będzie. Na kolejnym slajdzie jest coś ciekawszego więc publiczność nie zauważy.

Porada związana z wieszaniem slajdów na ścianie przypomina o tym, że do każdego slajdu powinniśmy podejść jakbyśmy tworzyli plakat który zaraz zawiesimy np. na ścianie teatru czy kina. Musi zapadać w pamięć, ma zwracać uwagę, ale ma być również prosty do zrozumienia.

Za dobrą inspirację mogą służyć wszelkiego typu kampanie reklamowe czy też plakaty filmowe i teatralne same w sobie. Autorzy tego typu prac zazwyczaj mierzą się z czymś w rodzaju slajdu – statycznym przedstawieniem konkretnej treści w interesujący sposób – a więc na pewno znajdziesz tam coś dzięki czemu twoja prezentacja wskoczy na kolejny poziom.

https://campaignbrief.com/pizza-hut-launches-perfume-pri/

Zły slajd, czyli jaki?

Nie ma jednej słusznej odpowiedzi na to co robić, aby slajdy przyciągały uwagę odbiorców – to miks wypracowanego stylu, doświadczenia oraz eksperymentów które wprowadzasz aby obserwować reakcję publiczności. Jest za to kilka grzechów których popełnienie może poskutkować negatywnym odbiorem całego wystąpienia. Jakie to grzechy?

  • ściana tekstu – kiedy pomyliłeś slajd z osobistymi notatkami i czytasz go zdanie po zdaniu – skutkuje to zmniejszeniem dynamiki wystąpienia oraz negatywnie wpływa na odbiór prelegenta
  • niski kontrast – kiedy główna treść zlewa się z tłem czyniąc wszystko co chciałeś przekazać nieczytelnym – skutkuje to mniejszą dostępnością slajdów dla osób siedzących w dalszych rzędach oraz tych, którzy mają po prostu wadę wzroku
  • zbyt mały rozmiar tekstu – kiedy treść ze slajdu mogą odczytać jedynie siedzący w dwóch pierwszych rzędach sali na której występujesz – skutek podobny do niskiego kontrastu tekstu
  • zakłócony przepływ informacji – kiedy łamiesz to do czego jesteśmy przyzwyczajeni – poruszanie się wzrokiem od lewej do prawej, z góry do dołu – skutkuje to niepotrzebnym narzutem myślowym i utratą uwagi słuchaczy
  • niezrozumiałe terminy i wyrażenia – kiedy slajd zamiast pomagać odbiorcy w zrozumieniu treści komplikuje cały fragment wystąpienia – skutek podobny do zakłóconego przepływu informacji
  • efekty wizualne na pierwszym planie – kiedy slajd zwraca uwagę nie poprzez treść którą nim przekazujemy, a gify z ogniem, skaczące postacie i szalone przejścia – skutek podobny do zakłóconego przepływu informacji

Jak sprawić, żeby wymienione błędy były eliminowane już na etapie przygotowań a nie po pierwszym wystąpieniu?

Dwa rozwiązania – po pierwsze zweryfikować slajd w “teście plakatu”.

Wyciągasz slajd z prezentacji, drukujesz go na kartce bądź robisz z niego tapetę na komputerze i oceniasz jak długo chciałbyś go oglądać.

Po drugie – kilka oddechów na świeżym powietrzu. Naprawdę. Czasami jesteśmy tak bardzo wkręceni w tworzenie prezentacji, że sami nie zauważamy spadku jakości slajdów. W tym wypadku polecam po prostu wylogowanie się na kilka godzin i powrót do prezentacji po takiej właśnie przerwie. Uwaga – myśli w stylu “co za amatorka” gwarantowane.

Listy punktowane, czyli o łamaniu schematów

Utarło się, że lista punktowana jest dobra, ale tylko do tzw. korpo-prezentacji. Niektórzy twierdzą, że bullet-listy to tylko ładniejsza wersja ścian tekstu, tyle, że zamiast złamania linii mamy czarne kropki.

Jak to jest z tymi listami?

Zacznijmy od przyglądnięcia się tym, którzy znani są z tworzenia zapadających w pamięć prezentacji i wystąpień o których pisze się w gazetach, a mianowicie od Apple’a. W ostatniej prezentacji, do której link znajdziecie tutaj, Apple decyduje się na kilka form bullet-listy z których każda spełnia określoną rolę:

  • Zaznaczenie wartości jakimi podążają usługi tworzone w Apple
  • Eliminacja problemów które spotkają was u konkurencji
  • Checklista realizowanych oczekiwań w stosunku do danej usługi

Jak więc widzicie, są bullet-listy znane z Worda, oraz kreatywne, animowane bullet-listy których nie wstydzi się jedna z największych firm na świecie. Uwaga o stosowaniu list punktowanych może być zarówno potwierdzeniem słabej jakości prezentacji, jak i kolejną okazją na kreatywne złamanie schematu.

Bullet-listy same w sobie nie są złe – wszystko zależy od sposobu ich użycia. Tak samo jak niski kontrast tekstu może być zarówno błędem jak i ciekawostką (np. treści ukryte, złudzenia optyczne), tak i listy punktowane mogą być przydatne wtedy kiedy korzystamy z nich świadomie.

W szerszej perspektywie warto pamiętać o tym, że wiele artykułów dotyczących wizualnej warstwy prezentacji (w tym ten który właśnie czytacie) można często potraktować z przymrużeniem oka. W końcu każdemu z nas zależy na wypracowaniu indywidualnego stylu który publiczność rozpozna natychmiast po wyświetleniu pierwszego slajdu.

Poprawki w czasie rzeczywistym

Na większości konferencji prelegenci proszeni są o przybycie na miejsce kilkanaście minut przed właściwym wystąpieniem. Podpinasz sprzęt, sprawdzasz czy wszystko działa, bierzesz głęboki oddech. Wszystko gra? No to lecimy…

Postępując w taki sposób odbierasz sobie ogromną szansę na podniesienie jakości twojej prezentacji o kilka brakujących procent związanych z konkretnym miejscem i czasem wystąpienia.

A co możesz zrobić przychodząc nawet o kilka godzin wcześniej?

Po prostu obejrzeć wcześniejsze prezentacje. Na przykład po to aby:

  • ocenić czy rozmiar tekstu w twojej prezentacji będzie widoczny z dużej odległości w ostatnich rzędach
  • ocenić, czy domyślne ustawienia przeglądarki twoich poprzedników (w przypadku demonstracji np. projektu czy strony) pomagają w odbiorze treści, czy wręcz przeszkadzają
  • ocenić, czy warunki za oknem nie wymuszają zmiany kolorystyki bo np. przyszła burza, śnieg lub noc jak to zimą bywa i światło w danym miejscu zmieniło się w znaczący sposób
  • ocenić czy projektor nie przekłamuje kolorów przez co twój szary zaraz okaże się białym, a czarny szarym

I tak dalej…

Od momentu startu danego wydarzenia (np. konferencji) do momentu kiedy sami występujemy warto zachować czujność i obserwować to co dzieje się na scenie. Poprawki wprowadzane w ostatniej chwili są dość ryzykowne, ale mi osobiście wielokrotnie pomogły w przekazaniu przygotowanej treści w bardziej dostępny sposób.

…a to tylko dodatek

Slajdy w prezentacji odgrywają dość nietypową rolę. Tych dobrych, pozostających w tle i tylko delikatnie wzmacniających treść być może nie zauważymy. W końcu liczy się treść którą przekazuje prelegent. Z kolei te złe, wychodzące na pierwszy plan, drażniące oczy i skupiające na sobie uwagę mogą jedynie zepsuć odbiór całego wystąpienia. Zdecydowanie łatwiej narazić się na negatywny odbiór w przypadku przekombinowania, niż dodać sobie punktów za efekty wizualne w przypadku przeciętnej treści. Zazwyczaj to tak nie działa – publiczność chce merytoryki.

Tych, którzy martwią się o swoje umiejętności przygotowania dobrych slajdów mogę zapewnić, że bezpieczne podejście pt. “po pierwsze nie zepsuć” zazwyczaj wystarczy do tego żeby na pierwszym planie pozostała treść. Warto trzymać się podstawowych reguł związanych z tworzeniem czegoś co ma być zaraz zaprezentowane – zadbać o odpowiednią dostępność, kolorystykę oraz rozmiar tekstu – to naprawdę wystarczy.

Dla tych, którzy szukają inspiracji polecam z kolei prezentacje największych firm z obszarów nowych technologii, informatyki oraz rozrywki. Przy odpowiednim budżecie na tego typu wydarzeniach na scenie dzieje się naprawdę dużo, a odpowiednio uważni słuchacze zawsze wyciągną z tego typu prezentacji coś dla siebie.

Mam nadzieję że dzisiejszy post okazał się dla was użyteczny, a dzięki niemu wasze slajdy staną się jeszcze lepsze niż do tej pory. Jeśli tylko zapomnicie na chwilę o szablonach i zaczniecie pracować nad indywidualnym stylem prezentowania tego co chcecie powiedzieć, to w wasze prezentacje wejdzie nowe życie. A skoro pogadaliśmy już o slajdach, to może czas na samo wystąpienie?

Do następnego!